Kamis, 14 November 2019

Mengenal E-Procurement, Pengadaan Barang Secara Digital


Adanya pengadaan bertujuan untuk menemukan barang atau jasa yang sesuai dengan kuantitas, kualitas ataupun harga yang menjadi standar perusahaan. Meskipun telah memiliki tujuan yang jelas, namun dalam prakteknya sering kali ada masalah yang bisa merugikan perusahaan. Pengadaan secara konvesional lah yang kerap melakukan kesalahan sehingga dengan adanya e-procurement akan memudahkan. E- Procurement adalah salah satu kemudahan karena teknologi. Simak ulasannya.

Mengenal Apa Itu E-procurement?
Elektronik procurement atau yang lebih dikenal dengan e-procurement merupakan sistem pengadaan barang atau jasa yang dilakukan secara digital, dan memanfaatkan perangkat teknologi. Sistem ini nantinya akan berguna sebagai solusi untuk menyederhanakan proses transaksi menjadi lebih efisien, tranparan dan juga efektif. Proses keseluruhannya juga dilakukan secara digital yang dianggap lebih mudah dan hemat biaya maupun waktu.

Dengan adanya sistem ini maka kegiatan pengadaan bisa dilakukan dengan cepat dan murah. Proses identifikasi bisnis, mencari vendor hingga membandingkan harga bisa dilakukan dengan online dan terintegrasi. Bahkan sistem ini juga sudah bisa memberikan persyaratan terbaik dari vendor yang telah ada dan memilah yang terbaik dari semua vendor. E- procurement adalah sebuah solusi agar meminimalisir kesalahan yang terjadi jika pengadaan dilakukan secara konvensional.

Cara Kerja dan Tahapan Pengadaan Secara Digital
Pengadaan barang secara digital difasilitasi oleh sebuah software e-procurement. Sistemnya akan mengkomputerisasi semua proses sesuai dengan software yang dimiliki. Dengan adanya pengadaan barang atau jasa secara digital, akan mampu menekan biaya lantaran tak perlu mengunakan kertas. Proses pengadaan juga bisa lebih cepat dan kesalahan bisa diminimalkan. Software ini juga akan secara otomatis mengikuti prosedur, kebijakan dan fungsi yang biasanya digunakan perusahaan.
Tahapan pertama dalam E-procurement yaitu mengidentifikasi kebutuhan perusahaan. Software akan memusatkan proses dalam sebuah data base. Sehingga manajer pembelian bisa memiliki gambaran jelas tentang apa yang harus dibeli, dan juga menentukan dana yang dibutuhkan. Pada pengadaan secara konvensional akan lebih lama karena harus mengunakan formulir dan melakukan penghitungan secara manual.

Setelah kebutuhan diketahui maka tahapan dalam procurement adalah adanya persetujuan. Proses ini nantinya akan ada pemverifikasi pada supllier barang yang jadi di beli. Secara otomatis akan langsung diteruskan kepada pihak yang berwenang melakukan persetujuan. Jika pada konvensional harus dilakukan penandatanganan yang membutuhkan waktu dan kertas yang banyak. Sementara jika mengunakan e procurement akan lebih sederhana.

Jika telah disetujui, maka bagian pengadaan bisa langsung memesan barang yang biasanya dilakukan secara otomatis oleh software. Barang juga akan disesuaikan dengan kesepakatan sebelumnya tanpa harus menghubungi bagian keuangan dan lainnya. Prosesnya akan lebih cepat dan juga meminimalisir kesalahan saat penginputan. E-procurement juga bisa melakukan pelacakan barang yang telah dipesan, keberadaan hingga tahapan dengan waktu real time.

Selanjutnya adalah proses pembayaran yang bisa dilakukan melalui sistem pengadaan digital, karena telah terhubung dengan sistem accounting. Pada saat bersamaan supllier bisa membuat invoice sebagai bukti yang valid di sistem. Jika semua tahapan telah dilakukan maka tahapan dalam procurement adalah pembuatan laporan. Seluruh proses yang telah didokumentasikan menjadi lebih mudah untuk dibuatkan laporannya dibandingkan konvensional.

Dengan adanya teknologi yang semakin berkembang, kini semua bidang bisa dilakukan dengan mudah. Software yang dilakukan dalam pengadaan barang semakin praktis dan terhubung dengan divisi yang lain secara otomatis. Tidak hanya membuat proses semakin cepat, biaya yang dibutuhkan juga lebih sedikit. Dalam hal ini prinsip dalam pengadaan bisa dilakukan secara maksimal dan kesalahan bisa diminimalkan.


Diberdayakan oleh Blogger.